El gobierno de los datos, o gobierno del conocimiento, es una disciplina tan antigua como la escritura misma. Antes de la llegada de los ordenadores, los bibliotecarios ordenaban los libros para permitir de forma ordenada el acceso al conocimiento que proporcionaban. En la era digital, se ha hecho necesario un sistema que permita gestionar el valor de los datos almacenados en este formato. De hecho, ya en 1980 se funda la Data Management Association (DAMA) para organizar de forma efectiva la gestión de datos. Y aunque el gobierno de los datos ha existido desde hace mucho tiempo, no se hablaba de él hasta hace unos pocos años. ¿Por qué se ha convertido en un tema tan relevante si lleva existiendo al menos cuarenta años?
La respuesta es que las empresas han empezado a ser conscientes del valor de los datos, y los tratan como un activo valioso. ¿Os imagináis una empresa en la que cualquiera pudiese comprar o vender los activos, o invertir en los activos que le parezca? ¡Por supuesto que no! Por esa misma razón es necesario un control de gestión de los datos. Si, como decía la portada de ‘The Economist’ en 2017, los datos son el activo más valioso de una empresa, entonces sin duda necesitamos un gobierno que los gestione.
Existen varios factores o casos que pueden motivar la implementación del gobierno de los datos en las empresas. En ocasiones, la decisión proviene de la alta dirección de la empresa, que considera que el tema es lo suficientemente importante como para crear nuevas posiciones y responsabilidades dentro de la organización. Por otro lado, la implementación puede estar también impulsada por la necesidad de cumplir con normativas legales, como el GDPR y la necesidad de establecer un lenguaje común en la empresa.
Además, el gobierno de los datos también puede ser impulsado por la necesidad de obtener más valor de los datos, facilitando y acelerando el uso de Data Analytics y Machine Learning.
El caso más frecuente es el primero donde la gestión de los datos pasa de ser controlada por reglas internas de permisos de acceso y administrada por el departamento de IT a un enfoque más sofisticado que considera reglas externas. Esto implica no solo determinar y controlar quién tiene acceso a los datos (“A las nóminas, ¡nadie!”, decía hace años un antiguo jefe mío), sino también establecer políticas claras sobre qué se puede y qué no se puede hacer con los datos, qué cláusulas deben incluirse en contratos y sitios web, y cómo y para qué se utilizan los datos. El gobierno de los datos se convierte así en una parte integral de la cadena de valor de la empresa. Esta situación es común cuando se impulsa una primera fase de Gobierno del dato, que puede comenzar con un enfoque de área aislada o independiente. Sin embargo, si se implementa adecuadamente, puede impulsar un Gobierno del dato más transversal y generador de valor. Es esencial que la implementación del Gobierno del dato se realice con una perspectiva de crecimiento futuro y se apoye en expertos con experiencia en la materia. De esta forma, se garantiza que la implementación del Gobierno del dato evolucione y se adapte a las fases de madurez posteriores.
El segundo caso se da cuando empresas que han tenido departamentos muy silo, empiezan a tener facilidad de acceso a más datos, más informes, más PowerBI’s y se generan crisis de comprensión de los datos. Es un caso frecuente cuando la compañía hace un proyecto de renovación de sus sistemas de business intelligence, datawarehouse, datalake o data plataform. Lo que para el financiero es un cliente o un pedido o un “lo que sea”, no es lo mismo que por ejemplo para el departamento de marketing y en ocasiones lleva a largas discusiones en los comités de dirección, a toma de decisiones equivocadas e incluso a rectificaciones públicas a los accionistas y stakeholders del tamaño de la base de clientes como pasó hace años con las telecos en España o más recientemente en el caso de Twiter. La clave es que si se va a democratizar el dato y el dato sale de su silo, debemos tener un idioma común para todos hablar de lo mismo y todos conocer de qué se habla. Para la creación de ese lenguaje común, puede ser interesante también el apoyo externo para evitar discusiones que quizás ya sean recurrentes, y facilitar una cierta neutralidad a la hora de crear ese diccionario donde en muchas ocasiones simplemente se trata de llamar con nombres distinto a dos cosas distintas.
Un punto clave, en este estado de madurez, es que la gestión de los datos ya no es solo responsabilidad de los de Data Governance, si no queempieza a serlo de toda la compañía de forma transversal. Todas las áreas tienen datos y cada área tiene que responsabilizarse de los datos de su proceso, los “que son suyos”, y facilitar que los demás puedan usarlos, explicando que significan y gestionándolos.
El último caso de necesidad que impulsa el gobierno del dato corresponde con la mayor madurez Data Driven y es a las áreas con analistas de datos y científicos de datos se ponen a exprimir el valor de los datos con análisis modelos de IA y productos digitales, y para ello necesitan conocer muy en detalle los datos, su significado, su origen/linaje, las transformaciones sufridas y necesitan también que sean abundantes, variados y que sean de máxima calidad. En esta situación los datos ya son un activo más de la compañía y todos en ella son conscientes de que todos en mayor o menor medida deben gestionar ese activo y maximizar su valor para la compañía.
En conclusión: si se cree que los datos son un activo valioso, hay que organizar su gestión, en este caso, una gestión especifica o Gobierno del dato. La función del gobierno del dato no es otra que la de ayudar al resto de la compañía a que ese activo se gestione de la manera que más valor pueda dar a la organización proporcionando un marco de gestión y coordinando al resto de las áreas. Las herramientas ayudan, pero el gobierno del dato es parte fundamental de la transformación digital y como en todas las transformaciones, lo más crítico son siempre las personas.
Carlos Morras
Analytics Business Manager